przyjęte na Walnym Zebraniu 28 maja 2011 roku

§1. Struktura i podział obowiązków

A.   Podział funkcji w Prezydium jest następujący:
a. Prezes
b. Wiceprezes
c. Sekretarz Kongresu
d. Skarbnik
e. Sekretarz Prezydium Kongresu
f. Członek Prezydium kierujący jednym z Wydziałów.

B.   Podział pracy w Prezydium
Praca w Prezydium podzielona jest na poszczególne obszary tematyczne. Zajmują się nimi odpowiednie Wydziały:
a. Wydział ds. Kultury,
b. Wydział ds. Młodzieży i Sportu,
c. Wydział ds. Socjalnych,
d. Wydział ds. Integracji i Równouprawnienia,
e. Wydział Informacji.

C.   Struktura Prezydium

D.   Obowiązki członków Prezydium

a. Prezes:
– koordynuje prace Prezydium,
– zwołuje Zebrania Prezydium,
– koordynuje kontakty zewnętrzne,
– monitoruje sytuację w Polsce dotyczącą Polonii, a Polaków w Szwecji szczególnie,
– występuje jako rzecznik Kongresu na zewnątrz,
– utrzymuje potrzebne kontakty z instytucjami w kraju i placówkami RP w Szwecji,
– wspólnie z członkami Wydziałów opracowuje projekty do realizacji,
– wspólnie ze Skarbnikiem opracowuje projekt budżetu,
– odpowiada za Słowo Kongresu i strony Internetowe Kongresu.

b. Wiceprezes
– zastępuje Prezesa w czasie jego nieobecności,
– koordynuje kontakty międzyorganizacyjne,

c. Sekretarz Kongresu
– prowadzi Biuro Analiz i Dokumentacji,
– monitoruje i archiwizuje publikacje na temat Kongresu i Polaków w Szwecji
oraz ważnych wydarzeń w ruchu polonijnym,
– prowadzi i rozsyła do organizacji w terminie 14 dni protokoły z zebrań Zarządu
i Walnego Zebrania.

d. Sekretarz Prezydium Kongresu
– prowadzi korespondencję Prezydium, podpisuje ją wspólnie z Prezesem,
– prowadzi i rozsyła do organizacji w terminie 14 dni protokoły z zebrań Prezydium,
– prowadzi korespondencję do organizacji członkowskich,
– archiwizuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
– wspólnie z Sekretarzem Kongresu monitoruje publikacje nt. Kongresu.

e. Skarbnik
– prowadzi księgowość Kongresu – wypełnia deklarację podatkową,
– monitoruje i przedstawia Prezydium możliwości pozyskania funduszy na poziomie organizacji krajowej od władz szwedzkich, z funduszy unijnych, dotacji i darowizn,
– opracowuje projekt budżetu Kongresu i pisze sprawozdania z jego realizacji,
– wspólnie z Prezesem opracowuje wnioski o dotacje.

f. Członek Prezydium odpowiedzialny za Wydział ds. Młodzieży i Sportu
– monitoruje działalność wśród młodzieży polskiej w Szwecji i polonijnej w świecie,
– utrzymuje stały kontakt z organizacjami, działa na rzecz powstawania wspólnych projektów realizowanych następnie w wielu organizacjach,
– opracowuje projekty i koordynuje ich realizację,
– opracowuje propozycję do budżetu rocznego dotyczącą działalności z młodzieżą,
– składa sprawozdania z realizacji projektów.

g. Członek Prezydium odpowiedzialny za Wydział Kultury
– monitoruje życie kulturalne wśród Polaków w Szwecji i Polonii poza granicami,
– z racji funkcji jest członkiem Fundacji Kultury Polskiej w Szwecji,
– utrzymuje stały kontakt z organizacjami, działa na rzecz powstawania wspólnych·projektów realizowanych następnie w wielu organizacjach,
– opracowuje projekty i koordynuje ich realizację,
– opracowuje propozycję do budżetu rocznego dotyczącą kultury,
– składa sprawozdania z realizacji projektów.

h. Członek Prezydium odpowiedzialny za Wydział Spraw Socjalnych
– monitoruje sytuację i potrzeby Polaków w Szwecji, ze szczególnym uwzględnieniem problemów nowoprzyjeżdżających.
– utrzymuje stały kontakt z organizacjami, działa na rzecz powstawania wspólnych projektów realizowanych następnie w wielu organizacjach
– opracowuje projekty i koordynuje ich realizację
– opracowuje propozycje do budżetu rocznego
– składa sprawozdania z realizacji projektów.

i. Członek Prezydium odpowiedzialny za Wydział Integracji i Równouprawnienia
– monitoruje sytuację i potrzeby ze szczególnym uwzględnieniem problemów nowoprzyjeżdżających,
– utrzymuje stały kontakt z organizacjami, działa na rzecz powstawania wspólnych projektów realizowanych następnie w wielu organizacjach
– opracowuje projekty i koordynuje ich realizację
– opracowuje propozycję do budżetu rocznego w swoim zakresie
– składa sprawozdania z realizacji projektów.

j. Członek Prezydium odpowiedzialny za Wydział Informacji
– monitoruje działalność organizacji kongresowych
– z racji funkcji jest członkiem redakcji „Słowa Kongresu” i stron Internetowych
– utrzymuje stały kontakt z organizacjami
– opracowuje propozycję do budżetu rocznego w swoim zakresie
– monitoruje działalność polonijną poza strukturą Kongresu, informuje Prezydium

k. Kierownicy wydziałów informują na bieżąco Prezesa o problemach i koordynują doraźne działania.

§2. Kontakty wewnątrz Prezydium

A.   Zebrania
a. zebrania członków Prezydium odbywają się przynajmniej cztery razy w ciągu roku,
b. zaleca się zebrania przy użyciu elektronicznych technik komunikacyjnych, takich jak tele-, audio- lub videokonferencja. Decyzje podejmowane tym trybem mają taką samą moc, jak zebrań tradycyjnych z obecnością fizyczną.
c. Decyzje Zebrania Prezydium mają moc obowiązującą, jeśli w Zebraniu bierze udział przynajmniej 50% + jeden członek składu Prezydium.
d. Decyzje w Prezydium podejmowane są zwykłą większością głosów – w wypadku równej ilości decyduje głos Prezesa.

B.   Korespondencja
a. Korespondencja pomiędzy członkami Prezydium odbywa się drogą elektroniczną,
b. Korespondencja elektroniczna służbowa jest przez nadawcę i adresata archiwizowana,
c. Każdy członek Prezydium ma prawo wglądu w korespondencję służbową.

§3. Kompetencje Prezydium

A.   Administracja
a. Osobą podpisującą dokumenty w imieniu Kongresu Polaków w Szwecji (firmatecknare) jest Prezes.
b. Korespondencja zewnętrzna Kongresu podpisywana jest przez Prezesa i jednego z Sekretarzy.
c. Korespondencja zewnętrzna Kongresu jest archiwizowana i dostępna dla pozostałych członków Prezydium.

B.   Finanse
a. Prezydium realizuje budżet zatwierdzony przez Zarząd.
b. Prezydium finansuje projekty w ramach budżetu, zgodnie z wytycznymi i zaleceniami Zarządu i Walnego Zebrania.
c. W nagłych przypadkach decyzję o wydatkowaniu sumy do 2000 SEK podejmują wspólnie Prezes i Skarbnik.
d. Pełnomocnictwo w dysponowaniu Kontem bankowym posiadają Prezes i Skarbnik wspólnie.

§4. Przepisy końcowe

A. Zasady pracy Prezydium są integralną częścią Statutu Kongresu Polaków w Szwecji
a. Zostają one uchwalone przez Walne Zebranie
b. Dokument niniejszy może być zmieniony decyzją Walnego Zebrania na takich samych warunkach jak Statut Kongresu.